Gmail adalah salah satu layanan paling sukses yang ditandatangani oleh Google, karena secara praktis setiap orang menggunakan akun email saat mendaftar untuk akun Google baru (di smartphone, di YouTube, dll.). Sebelum Gmail, layanan email online tidak nyaman untuk digunakan, sangat terbatas, dan membutuhkan klien desktop seperti Microsoft Outlook untuk dapat bekerja dengan baik. Sebagai gantinya, Gmail adalah klien email berbasis web yang nyata, kuat, dan penuh fitur sehingga perlu manual dengan ratusan halaman! Gmail tetap menjadi layanan online paling populer untuk e-mail, walaupun tidak semua orang sepenuhnya mengeksploitasi kekuatannya: untuk dapat memanfaatkannya dengan benar, kami akan menunjukkan kepada Anda dalam artikel ini fitur terbaik yang membedakannya dari pesaing. Menggunakan email Gmail tidak akan pernah sama setelah membaca panduan ini!
BACA JUGA -> Sinkronisasi buku alamat antara Gmail dan Outlook dan impor kontak
Jika kami belum memiliki akun Gmail, kami dapat memperbaikinya dengan membuka Akun Google di sini -> Akun Google Baru .
Untuk menggunakan Gmail dari ponsel cerdas atau tablet, kita dapat mengunduh aplikasi spesifik dari sini -> Gmail ( Android ) dan Gmail ( iPhone ).
1) Penelitian
Karena Gmail adalah layanan Google, jelas bahwa pencarian untuk surel bisa lebih baik daripada program atau layanan surel web lainnya. Jika diinginkan, juga tidak perlu menyortir email saya ke dalam folder, karena dimungkinkan untuk mencari mereka secara tepat dan cepat.
Yang penting adalah mengetahui operator Gmail yang paling berguna untuk pencarian lanjutan dari Mail dan lampiran .
Misalnya kita dapat mencari semua email berdasarkan tanggal, termasuk email yang diterima pada hari itu atau pada hari-hari sebelumnya atau berikutnya: misalnya kita dapat mengetik di bilah pencarian " after: 2018/12/25 " untuk mencari semua email yang diterima setelah Natal, alih-alih " sebelum: 2018/12/25 " untuk mencari email yang diterima sebelum Natal. Jika, di sisi lain, kami memiliki pesan yang belum dibaca untuk waktu yang lama tetapi "menghilang" di antara pesan berikutnya yang tak terhitung jumlahnya, kami selalu dapat membuka menu Semua pesan (bilah di sisi kiri) dan mengetik di bilah pencarian " adalah: belum dibaca ", sehingga dapat melihat semua email yang belum dibaca karena kami memiliki akun Gmail aktif.
2) Cara menggunakan filter
Dengan Gmail kita dapat menggunakan filter untuk mengotomatisasi pengelolaan pesan yang diterima berdasarkan pengirim, berdasarkan subjek, berdasarkan topik dll. Setiap email dapat diubah menjadi filter dengan menekan tiga titik di sebelah tanggal dan waktu email dan menggunakan pesan Filter dari item jenis ini . Atau kita dapat membuat filter dengan cepat dengan mengklik di bagian atas pada segitiga di sebelah kanan bilah pencarian dan mulai mengisi berbagai bidang.
Selain tombol Pencarian, kami juga dapat menggunakan tombol Buat filter, sehingga kami dapat memfilter semua email yang dihasilkan dengan cara yang sangat baik. Filter juga dapat berlaku surut, yaitu, valid untuk mengatur email yang sudah diterima.
BACA JUGA: Pesan inbox dengan filter dan alias di Gmail untuk mengelola email yang diterima
3) Cara menggunakan label
Alih-alih menggunakan filter, Anda dapat menggunakan label sebagai semacam pengikat untuk mengatur email Anda.
Gmail sudah secara otomatis menerapkan label yang tepat berdasarkan algoritmanya (dengan memasukkan pesan Faceboook di Sosial misalnya atau pengiriman Amazon di Pembaruan ), tetapi kami dapat meningkatkan pengelolaan label dan membuat label baru dengan mengklik simbol dalam bentuk persneling dan pergi ke menu Pengaturan -> Label .
Jika sebaliknya kami ingin mengubah label yang ditetapkan untuk email yang sudah diterima, cukup buka dan klik tombol Label di bagian atas.
4) Gunakan Gmail dengan akun email lainnya
Gmail memudahkan impor akun email lain, sehingga Anda dapat menerima pesan dari alamat lain dan juga mengirim email menggunakan alamat tersebut. Untuk menambahkan akun email cukup klik pada simbol gir dan pergi ke Pengaturan -> Akun dan impor, lalu klik Tambahkan alamat email lain . Gmail menggunakan IMAP dan SMTP untuk dapat menerima dan mengirim email dari operator lain; banyak dari ini adalah konfigurasi sendiri (cukup masukkan alamat email dan kata sandi Anda), dalam kasus lain kami harus memulihkan parameter akses untuk konfigurasi manual.
Untuk mengetahui lebih lanjut, kami sarankan membaca artikel tentang cara mengimpor dan mengelola akun Email lainnya di Gmail dengan banyak kotak
5) Membatalkan pengiriman email
Seperti yang terlihat di artikel lain, Anda dapat mengaktifkan fungsi untuk membatalkan pengiriman email yang dikirim secara tidak sengaja, sehingga Anda dapat segera memperbaiki segala kebodohan atau kesalahpahaman. Dengan cara ini, setelah menekan tombol Kirim email, kami masih memiliki beberapa detik untuk membatalkannya jika kami salah. Biasanya, waktu untuk memikirkan kembali dibatasi hingga 5 detik, tetapi jika kami ingin menambah waktu untuk membatalkan email, kami dapat mengubahnya di menu Pengaturan -> Umum, dengan mengubah item dalam Batalkan pengiriman -> periode pembatalan dari kirim .
Kami dapat mengatur hingga maksimum 30 detik, selain itu tidak diizinkan (juga tidak memperlambat pengiriman email ke server Gmail juga).
6) Aktifkan "Balas semua" secara default
Ketika pesan grup baru tiba di Gmail, kami dapat memastikan bahwa, ketika Anda mengklik Balas, email ditujukan ke semua alamat yang ditandai di bidang penerima dan bukan hanya ke pengirim. Opsi ini dapat diaktifkan di Pengaturan -> Umum dan dengan mengaktifkan tanda centang pada item Balas ke semua, hadir dalam perilaku Respons default .
7) Cara mengirim balasan otomatis ketika kami tidak ada
Jika kami tidak ada dalam waktu yang lama dan kami ingin siapa pun yang menulis kami melalui email untuk mengetahui tentang tidak tersedianya kami, kami dapat mengatur penjawab otomatis di Gmail, yang akan segera mengirim pesan pribadi ke semua pengirim yang akan menghubungi kami. Untuk mengkonfigurasinya, kami selalu mengklik tombol roda gigi, lalu pergi ke Pengaturan -> Umum .
Gulir ke bawah halaman sampai Anda mencapai bagian Auto responder .
Kami menetapkan tanggal mulai dan tanggal akhir (opsional) menyisipkan teks pendek ke dalam Perihal dan alasan atau alasan kami untuk tidak adanya atau kurangnya tanggapan, sehingga untuk memberitahu siapa pun yang memutuskan untuk membalas kepada kami melalui email pada waktunya.
Untuk menghindari pengiriman email ke buletin atau pesan layanan, kami dapat mencentang Balasan hanya untuk orang yang termasuk dalam item Kontak saya, sehingga hanya orang tepercaya yang secara otomatis membalas. Di akhir konfigurasi, klik Aktifkan penjawab otomatis dan tutup Gmail sepenuhnya: kami siap berangkat untuk liburan atau untuk perjalanan panjang tanpa terlalu banyak pemikiran!
8) Lampiran di Google Drive
Gmail terintegrasi dengan layanan cloud Google Drive, sehingga lampiran yang diterima selalu dapat disimpan di ruang cloud Google untuk membawanya bersama Anda di PC atau perangkat lain.
Ini benar-benar nyaman untuk menyimpan dan mengirim bahkan file berukuran besar dan untuk mengambil keuntungan dari melihat dan mengedit fitur dokumen dengan Google Documents.
BACA JUGA -> Dalam lampiran Gmail dan file yang diterima terbuka dalam pratinjau dan disimpan di Google Drive
9) Mode cadangan untuk email rahasia
Seperti yang sudah dijelaskan, adalah mungkin untuk mengirim email yang dilindungi di Gmail dengan kedaluwarsa dan kata sandi.
Berkat fitur ini, pesan dengan informasi rahasia dan sensitif dapat dikirim sehingga hanya penerima yang dapat membukanya dan juga setelah membaca email itu pertama kali, maka secara otomatis dihapus.
10) Gunakan Gmail sebagai klien yang lengkap
Gmail dapat dianggap sebagai klien email nyata karena beberapa fitur khusus:
- Anda dapat mengakses Gmail melalui browser atau melalui aplikasi dari mana saja, asalkan memiliki PC, ponsel cerdas atau tablet dengan akses Internet
- Anda juga dapat membuka Gmail luring tanpa koneksi internet
- Semua email Gmail yang dikirim dan diterima dapat diunduh ke PC
- Akun email lain juga dapat digunakan dalam Gmail
- Anda dapat Tunda Email di Gmail untuk menerimanya kembali
- Email spam dapat diblokir dengan filter kuat yang dikelola oleh kecerdasan buatan di Gmail.
- Anda dapat mengarsipkan Email di Gmail untuk mengatur ulang Kotak Masuk Anda tanpa menghapus apa pun
- Anda dapat menjadwalkan pengiriman email ke tanggal mendatang di Gmail
Jadi jika kita mencari cara untuk mengganti Outlook dalam pengelolaan email, mungkin sudah waktunya menggunakan Gmail hanya untuk semua kotak email kita, sehingga kita selalu memiliki semua pesan pekerjaan atau pesan pribadi.
BACA JUGA: Panduan lengkap untuk Gmail untuk memulai dan menjadi ahli
