Mengelola kotak email dengan tertib berarti dua hal mendasar: membersihkan dan selalu mengosongkan bagian dari pesan yang belum dibaca dan mengatur kotak masuk melalui filter dan label. Sementara untuk mengatur surat yang telah kita lihat beberapa panduan, termasuk yang memesan kotak masuk dengan filter dan alias di Gmail, kita lihat di sini cara terbaik untuk mengatur ulang kotak masuk dengan cepat, tanpa harus membaca setiap pesan yang diterima di Gmail dan tanpa menghapus apa pun.
Trik untuk selalu menjaga email masuk dengan Gmail ke nol (tetapi juga berlaku untuk kotak surat lain) adalah dengan menggunakan fungsi misterius dan sedikit digunakan yang "Mengarsipkan" email, yaitu untuk menyembunyikannya, tanpa menghapus dan menyimpannya. pesan yang belum dibaca disorot.
Ketika Anda menggunakan tombol Arsip pada pesan email yang dipilih, mereka dihapus dari kotak masuk .
Namun, pesan yang diarsipkan tidak dihapus dari Gmail, tetapi hanya dari folder pesan yang diterima.
Pemberitahuan pesan hilang bahkan jika email itu belum dibaca.
Dalam program atau aplikasi manajemen email apa pun, seperti Gmail, email sebagian besar dibagi menjadi 5 bagian:
- Kotak masuk harus menyertakan semua email yang diterima yang penting dan menarik.
- Email terkirim, dengan email terkirim ke orang lain.
- Spam, dengan email yang dianggap tidak diinginkan secara otomatis.
- Sampah, email yang dihapus
- Diarsipkan, semua pesan dihapus dari Kotak Masuk, tetapi tidak dihapus.
Pesan e- mail yang tidak perlu dibaca atau dibuka segera, tetapi yang lebih baik tetap disimpan dan tidak dihapus, karenanya harus dipindahkan ke Arsip .
Perbedaan antara email yang diarsipkan dan sampah sangat penting:
Email yang diarsipkan tidak secara otomatis dihapus setelah periode waktu tertentu, seperti yang terjadi pada mereka yang dipindahkan ke tempat sampah, tetapi akan tetap berada di Gmail sampai mereka dihapus secara manual.
Pesan yang diarsipkan juga termasuk dalam pencarian umum yang dilakukan melalui mesin pencari Gmail, yang bukan merupakan kasus untuk spam atau email yang dihapus.
Email yang diarsipkan dihitung dalam batas ruang penyimpanan Gmail, sementara itu, email yang dihapus tidak dihitung.
Email yang diarsipkan, sebagaimana disebutkan di atas, tidak secara otomatis ditandai sebagai telah dibaca dan pada kenyataannya, jika Anda mengarsipkan email tanpa membuka atau membacanya, email itu tetap disorot sebagai belum dibaca walaupun tidak akan dimasukkan dalam hitungan Mail yang akan dibaca.
Di mana pesan yang diarsipkan di Gmail "> semua pesan " berakhir, untuk menampilkan semua kotak masuk email dan semua yang ada di Arsip bersama-sama.
Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook, sebagai gantinya ada tab Arsip untuk menjelajahinya saja.
Email yang disimpan dengan label kemudian akan terlihat di berbagai folder dengan label, baik yang dibuat secara otomatis maupun yang dipersonalisasi oleh Gmail.
Sekarang kita tahu cara menggunakan fungsi untuk mengarsipkan pesan, mari kita lihat bagaimana menggunakannya untuk mengatur ulang jumlah pesan yang belum dibaca di kotak masuk .
Pertama-tama, untuk mengarsipkan semua pesan yang belum dibaca, termasuk yang lama, dalam sekali jalan, tanpa menghapusnya, Anda dapat membuat filter.
Kemudian tekan panah ke bawah yang terletak di kotak pencarian Gmail, tekan tombol di sebelah Pencarian dan masukkan "pesan yang belum dibaca".
Di bagian bawah, tekan tautan buat filter dengan pencarian ini, konfirmasi tindakan, lalu, di jendela filter, pilih hanya kotak "Abaikan Kotak Masuk (Arsip)".
Sebelum mengklik Buat Filter, pilih opsi " Terapkan filter juga ke percakapan sebelumnya ".
Semua pesan yang belum dibaca hingga saat ini akan diarsipkan dan nomor yang menunjukkan email yang akan dibaca diatur ulang.
Terakhir, buka Pengaturan Gmail dengan menekan tombol gir di kanan atas, buka bagian Filter dan hapus filter yang baru dibuat (untuk mencegah pesan masuk berikutnya tidak diarsipkan secara otomatis).
Dengan membuat filter pesan email, dimungkinkan untuk memastikan bahwa email dari alamat yang didefinisikan dengan baik diarsipkan secara otomatis, meninggalkannya meskipun belum dibaca.
Anda juga dapat mengarsipkan semua pesan, baik yang sudah dibaca maupun yang belum dibaca, yang diterima sebelum tanggal tertentu .
Untuk melakukan ini, cari di: kotak masuk sebelum: 2016/12/31 (dalam contoh ini saya ingin mengarsipkan semua pesan yang diterima sebelum 31 Desember 2016), lalu tekan Buat filter untuk pencarian ini dan pilih tindakan Abaikan Kotak Masuk (Arsipkan ), dengan opsi untuk menerapkan filter ke semua percakapan.
Di masa mendatang, setiap kali Anda menerima pesan yang tidak perlu Anda baca (seperti pemberitahuan dari Facebook, Amazon atau aplikasi lain), tanpa menghapusnya, Anda dapat mengajukannya secara langsung.
Untuk mengarsipkan email di Gmail, pilih saja dari daftar lalu tekan tombol Arsip di bagian atas untuk menghilangkannya dari kotak masuk.
Tindakan untuk mengarsipkan pesan dapat dipercepat pada PC dengan memilih Email dan menekan tombol E pada keyboard.
Di Gmail untuk Android Anda dapat pergi ke Menu> Pengaturan> Pengaturan Umum> Tindakan default Gmail dan pilih File (bukan Hapus.
Dengan cara ini, cukup geser pesan ke kiri atau kanan untuk mengarsipkannya tanpa menghapusnya.
Juga di Gmail untuk iPhone dan iPad Anda dapat menggunakan tombol Arsip setelah memilih pesan kotak masuk.
Jika Anda secara tidak sengaja mengarsipkan pesan, Anda dapat dengan mudah mengembalikannya ke Kotak Masuk Anda, dengan mencarinya dari daftar Semua pesan, memilihnya lalu menggunakan tombol untuk memindahkannya ke Kotak Masuk .
