Bekerja dan menulis dengan Word (atau program sejenis seperti LibreOffice Writer atau Google Docs) berarti menangani semua masalah dan kesulitan pemformatan teks. Menulis dokumen di komputer itu mudah, tetapi memformat teks atau mengubah cara penyajiannya, paragraf, page break, margin dll. Bisa menjadi frustasi jika Anda tidak tahu dasar-dasarnya.
setiap orang akan memiliki masalah melihat halaman kosong di tengah-tengah dokumen, tidak dapat membagi bab, melihat bahwa hasil cetak berbeda dari apa yang Anda lihat di layar.
Anda dapat meningkatkan banyak dalam penyusunan dokumen dengan Microsoft Word dan membatasi kesalahan sebanyak mungkin dan tanpa menjadi gila belajar bagaimana format teks bekerja di Word dan alat apa yang tersedia untuk mengendalikannya .
Instruksi dalam artikel ini didasarkan pada Word 2010, tetapi harus bekerja dengan versi Word sebelumnya dan kemudian kecuali dinyatakan lain.
BACA JUGA: Gunakan Microsoft Word secara profesional dan cepat dengan 5 fungsi yang bermanfaat
1) Tiga level Pemformatan dalam Microsoft Word
Trik pertama untuk memformat dokumen di Word adalah memahami bagaimana Word mengartikan pemformatan teks.
Pikiran manusia berpikir bahwa dokumen terdiri dari kata-kata yang membentuk kalimat, kalimat yang membentuk paragraf, paragraf yang membentuk halaman, dan sebagainya.
Namun, untuk Word, setiap dokumen terdiri dari tiga tingkat dasar:
- Bagian : Setiap dokumen Word memiliki satu atau lebih bagian.
- Paragraf : Setiap bagian memiliki satu paragraf atau lebih.
- Karakter : Setiap paragraf memiliki satu atau lebih karakter.
Word membuatnya tampak mungkin untuk menerapkan pemformatan ke seluruh dokumen atau halaman tertentu dari suatu dokumen, tetapi dalam kenyataannya setiap aturan selalu diterapkan pada salah satu dari tiga level ini dan karenanya tidak untuk keseluruhan dokumen.
2) Lihat karakter yang tersembunyi
Untuk mempelajari cara memformat teks dalam Microsoft Word dan bekerja dengan gaya, Anda harus selalu membuat karakter tersembunyi terlihat, setidaknya sampai Anda menjadi begitu baik untuk "melihatnya" walaupun tidak terlihat oleh mata.
Pada bilah alat utama, klik tombol dengan simbol ¶, untuk melihat karakter yang tidak dapat dicetak dan disembunyikan yang merupakan simbol dari struktur dokumen.
Lembar sekarang akan tampak ternoda dengan titik-titik di sisi, dan ¶ pada akhir setiap baris berakhir dengan titik.
Di Word, setiap tombol yang Anda tekan pada keyboard adalah karakter, tetapi hanya huruf, angka, dan tanda baca yang terlihat.
Dengan opsi tampilkan karakter tersembunyi, coba tekan Enter, Tab, dan spasi untuk memahami bahwa ini juga ditafsirkan sebagai karakter, tidak dapat dicetak.
Saat menyalin dan menempel ke teks, karakter ini juga disalin.
Agak jelek untuk melihat semua karakter aneh di sekitar teks, tetapi Anda harus terbiasa untuk memeriksa format.
Menekan kembali tombol ¶ selalu memungkinkan untuk menonaktifkan karakter yang disembunyikan.
Anda dapat mengontrol karakter mana yang harus dilihat dan disembunyikan dengan membuka File -> Options -> Display .
Satu-satunya hal yang tidak Anda lihat adalah bagian istirahat dalam dokumen, hanya terlihat ketika Anda beralih ke tampilan konsep (tampilan menu -> Struktur ).
3) Periksa bagian
Bagian-bagian mengontrol seluruh aliran dokumen.
Semua dokumen Microsoft Word dimulai dengan satu bagian yang berubah ketika perubahan berikut ditambahkan:
- Istirahat bagian manual dimasukkan.
Anda dapat membuat bagian baru secara manual dengan menyisipkan bagian istirahat (pada Layout menu Word -> Istirahat )
Ada dua jenis bagian istirahat, satu yang memecah teks pada halaman, yang lain yang terus menulis pada halaman yang sama di mana istirahat dimasukkan.
Di Word ada juga halaman yang aneh dan rata.
- Pemformatan halaman tertentu diubah.
Ingat bahwa Word tidak melihat halaman, hanya bagian.
Ketika Anda mengubah pemformatan halaman atau rentang halaman tertentu, Word membuat bagian baru untuk mereka dengan secara otomatis memasukkan bagian istirahat di atas dan di bawah.
Setiap perubahan pemformatan tingkat halaman diterapkan ke seluruh bagian.
Bagian dapat benar-benar membuat Anda gila jika Anda tidak benar-benar mengerti bagaimana mengelolanya dan apa adanya, terutama karena Anda perlu menggunakan tampilan Desain untuk mengelolanya.
Kesalahan khas pemula adalah beralih ke penulisan pada halaman berikutnya tanpa mengganggu halaman, menekan Enter beberapa kali.
4) Gunakan paragraf
Paragraf bisa dibilang elemen paling penting dari dokumen Microsoft Word.
Keberhasilan dalam memformat teks semua tergantung pada memahami cara kerjanya.
Paragraf ini adalah frasa yang berakhir dengan pembungkus, lalu menggunakan. dan kemudian tekan Enter.
Di Word, paragraf ditandai dengan tanda ¶
Tanda paragraf adalah karakter yang penting dan istimewa karena memberi tahu kita segalanya tentang struktur teks.
Melihat ¶ memungkinkan kita untuk menghindari kesalahan seperti pindah ke halaman berikutnya dengan menekan Enter beberapa kali atau kehilangan format dalam salin dan tempel.
Ini karena simbol ¶ tidak juga disalin.
Untuk menulis pada Word, penting untuk melihat karakter ini dan selalu tahu di mana kalimat berakhir.
5) Gunakan gaya untuk mengatur dan menerapkan pemformatan
Satu gaya adalah kumpulan informasi pemformatan yang dapat diterapkan ke selembar teks sekaligus.
Gaya berguna untuk menerapkan pemformatan yang sama dalam dokumen.
Menu Beranda Word memungkinkan Anda memilih dari beberapa gaya standar yang terdiri dari dua jenis: gaya paragraf dan gaya karakter.
Gaya cepat tersedia dari menu tarik-turun di bilah utama.
- Gaya paragraf meliputi pemformatan yang diterapkan ke seluruh paragraf, (tabel, penspasian garis, batas dan lekukan), dan juga pemformatan karakter (jenis font, ukuran, warna).
Gaya paragraf ditandai dengan tanda ¶.
- Gaya karakter hanya berisi informasi tentang pemformatan karakter yang dipilih dalam paragraf.
Gaya karakter hanya mencakup pemformatan karakter, huruf, dan angka.
Jika Anda menerapkan gaya karakter dalam paragraf, itu menimpa gaya paragraf.
Anda dapat mengedit gaya yang ada, tetapi yang terbaik adalah membiarkannya tetap di tempatnya dan buat sendiri jika Anda ingin memiliki kontrol ini.
Dalam opsi pembuatan gaya baru, lebih baik menambahkannya ke menu gaya cepat tetapi tidak mengaktifkan opsi pembaruan otomatis.
Lebih baik menggunakan gaya yang sama secara otomatis untuk paragraf berikut agar memiliki dokumen yang seragam.
Untuk judul atau teks, lebih baik menggunakan gaya yang berbeda.
Semua dasar-dasar gaya di Word sepenuhnya dijelaskan dalam panduan Office Italia di halaman ini.
6) Siapkan dokumen terlebih dahulu
Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada mencoba menyelesaikan masalah bagian di Word atau memecahkan masalah dengan gaya dokumen yang sudah jadi.
Cara terbaik untuk menulis di Word adalah melakukannya tanpa khawatir tentang pemformatan dan kemudian, setelah selesai, buka dokumen baru, siapkan dengan benar dan salin teks dari yang lama ke yang baru, tempelkan sebagai teks yang tidak diformat.
Artikel lain melaporkan program untuk menempelkan teks yang disalin tanpa memformat.
BACA JUGA: Dapatkan yang baik dengan spreadsheet dalam 4 langkah (Excel, LibreOffice, dan Google Drive)
