Microsoft Outlook adalah program yang paling banyak digunakan dan terkenal di dunia untuk mengelola email di komputer Anda, meskipun itu adalah program yang termasuk dalam paket Office. Outlook sangat penting di banyak organisasi, tidak hanya karena kemampuan manajemen emailnya yang jelas, tetapi juga untuk kalender, tugas, dan fungsi buku alamatnya.
Untuk perusahaan, kenyamanannya adalah menyambungkan Outlook ke server Exchange sehingga semua orang dapat berbagi buku alamat dan kalender yang sama, menjadi alat yang sangat baik untuk kolaborasi di tingkat perusahaan.
Untuk penggunaan di rumah, Outlook terutama digunakan untuk mengunduh email ke PC Anda dan menyimpannya di luar internet, tetapi meskipun kebanyakan orang tentu saja tidak menggunakan server Exchange di rumah dan mungkin bahkan tidak tahu apa itu. ciri-ciri, fungsi Outlook menjadikannya alat manajemen aktivitas yang kuat juga untuk penggunaan pribadi dan non-profesional, untuk membaca email, mengikuti janji, mengatur buku alamat dan banyak lagi.
Dalam panduan ini kami membuat kursus singkat dan terkonsentrasi tentang cara menggunakan Microsoft Outlook (mengambil versi terbarunya, Outlook 2013 ) untuk mempelajari fungsi utamanya dan mengkonfigurasinya dengan setiap akun email .
Siapa pun yang memiliki program Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, dll.) Juga memiliki Outlook di komputer dan dapat membukanya untuk akses pertama.
Sebagai produk dari seri Office, Anda akan menemukan antarmuka yang akrab, sedikit mirip dengan Word, bahkan jika itu melayani hal yang sama sekali berbeda.
Tampilan default Outlook adalah kotak masuk, di bagian atas ada pita pita, disembunyikan untuk menghemat ruang di layar.
Untuk melihat dan menyembunyikan pita dengan cepat, cukup tekan tombol CTRL - F1 .
Anda dapat mengunci bilah dengan menekan paku yang berfungsi untuk memperbaikinya dan tidak menyembunyikannya lagi.
Pita pita membuatnya sangat mudah untuk menemukan tombol untuk mengaktifkan fungsi dan menggunakan alat program.
Tab Beranda memiliki tombol yang berbeda tergantung pada mode dan layar yang Anda aktifkan.
Di layar utama, ada opsi untuk surat.
Di sepanjang tepi kiri Outlook ada folder, sedangkan di bagian bawah panel ini adalah mode Outlook: Kotak masuk, Kalender, Orang, Tugas dan sebagainya.
Dengan mengeklik panah di bagian atas panel navigasi, panah itu mengembang di panel untuk melihat struktur folder akun email.
Klik pada tiga titik untuk mengakses mode Outlook tambahan: Catatan Outlook, folder dan pintasan.
Dari "Opsi navigasi" Anda dapat mengubah urutan di mana elemen yang berbeda muncul dan menonaktifkan navigasi ringkas jika Anda menggunakan monitor besar.
Tab Kirim / Terima secara khusus menyangkut fungsi kotak masuk, tetapi juga muncul dalam mode lain (kalender, tugas, dll.), Bahkan jika mereka tidak memiliki fungsi yang sama.
Tergantung pada jenis protokol surat yang Anda gunakan (IMAP atau POP), Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki opsi untuk mengunduh hanya tajuk pesan, menandai atau membatalkan pilihan pesan yang akan diunduh, dan fungsi lainnya (yang hanya tersedia dengan Protokol IMAP, selalu disarankan)
Tab folder memungkinkan Anda untuk mengelola folder di akun email Anda, membuat yang baru, untuk memilih aturan pengarsipan otomatis email lama dan properti lainnya.
Dalam mode kalender, tidak ada folder jadi, dari menu ini, kalender dapat disalin atau dipindahkan.
Struktur folder sangat penting untuk mengelola surat dan menjaganya agar tetap rapi, tidak ketinggalan pesan penting dan menemukan surat dengan lebih mudah.
Di artikel lain kami melihat cara membuat aturan dan filter surat pada Microsoft Outlook untuk mengatur surat ke folder .
Opsi tampilan berisi fungsi-fungsi penting untuk menyembunyikan atau menampilkan beberapa informasi dan elemen dari antarmuka Outlook, di antaranya ada juga pengingat .
Dalam mode kalender, Anda dapat mengubah cara Anda melihat hari, dengan tampilan bulanan, mingguan, atau harian dan warnanya.
Opsi dalam pita pita, seperti yang disebutkan di atas, berubah tergantung di mana Anda berada.
Jika Anda menulis email baru, Anda akan menemukan semua tombol untuk memformat teks, untuk menambahkan lampiran, gambar, label dll.
Tab Sisipkan hadir di setiap bagian Outlook dan memungkinkan Anda untuk mengubah konten pesan, aktivitas, acara kalender.
Dalam kasus pesan email terdapat tombol untuk Opsi di mana pilihan tema, warna, font dan efek ditemukan, CCN (salinan karbon disembunyikan untuk digunakan untuk menyembunyikan penerima email) dan permintaan untuk konfirmasi membaca email.
Tab Revisi berisi fungsi koreksi ejaan dan tata bahasa otomatis, berguna untuk tidak membuat kesalahan saat menulis email.
Anda juga dapat menerjemahkan pesan yang dikirim ke bahasa lain.
Sekarang mari kita beralih ke pengaturan akun email yang bisa otomatis atau manual
Pertama kali Anda memulai Outlook, Anda diminta untuk mengatur akun, yang juga dapat Anda lewati awalnya dan tambahkan kemudian.
Bahkan, Anda dapat menggunakan Outlook tanpa akun dalam mode kalender, tugas, dan catatan.
Namun, karena ini adalah program yang dirancang terutama untuk pengelolaan Email, ada baiknya menambahkan akun segera dengan mencoba konfigurasi otomatis di mana Anda hanya perlu memasukkan nama pengguna dan kata sandi yang Anda gunakan untuk mengakses kotak masuk Anda.
Jika konfigurasi otomatis tidak berfungsi (tentu saja bekerja dengan alamat Hotmail dan Outlook.com, tetapi tidak dikatakan bekerja dengan pemasok lain), Anda harus melanjutkan dengan konfigurasi manual .
Untuk menambahkan akun ke Outlook Anda harus pergi ke tab File di pita dan ikuti prosedur pengaturan manual.
Dalam konfigurasi manual, pilihan pertama adalah menggunakan akun POP atau IMAP (atau akun Exchange jika Anda mengatur Outlook di kantor)
Kita telah melihat di artikel lain perbedaan antara IMAP dan POP yang, secara sintetis, adalah:
- Protokol POP atau Kantor Pos adalah protokol tertua yang digunakan untuk mengunduh surat ke komputer.
- Sebagai gantinya IMAP memungkinkan Anda untuk menyalin struktur folder email web dan menyinkronkan pesan tanpa membuatnya menghilang dari server email, dengan opsi untuk mengunduh hanya header pesan, tanpa mengisi komputer dengan ribuan email dan lampiran.
Jika memungkinkan, selalu pilih IMAP.
Anda dapat merujuk pada panduan tentang cara menambahkan akun Yahoo Mail ke Outlook dengan mengubah parameter sesuai dengan penyedia email Anda.
Di artikel lain saya juga menjelaskan langkah demi langkah cara mengkonfigurasi Microsoft Outlook dengan GMail untuk menerima dan mengirim email dari PC.
Di Outlook Anda dapat menambah dan mengelola akun email sebanyak yang Anda inginkan.
Jika Anda menggunakan beberapa akun email, seperti satu pribadi dan satu untuk pekerjaan, klien email seperti Outlook benar-benar dapat membuat perbedaan dan memungkinkan Anda untuk menghubungkan janji dan kegiatan kalender untuk mengelola hidup Anda dengan cara lengkap.
Setelah menambahkan dua akun, Anda dapat memilih akun yang ingin Anda konfigurasi dari pemilih drop-down di bagian atas halaman Informasi Akun di tab File .
Dari " Pengaturan Akun " Anda dapat membuat akun baru, memperbaiki yang sudah ditambahkan, menghapusnya, mengatur yang favorit dan mengubah pengaturan lainnya.
Manajemen buku alamat dan menambahkan kontak di Outlook
Untuk mengelola kontak buku alamat Anda, buka mode Orang dari tab Beranda dan tambahkan alamat dan detail lainnya dari antarmuka utama.
Namun, hampir pasti perlu mengimpor buku alamat dari Google, Yahoo atau akun lain yang Anda gunakan.
Anda kemudian perlu mengekspor kontak dari buku alamat itu dan kemudian mengimpornya ke Outlook.
Biasanya ini akan menjadi pekerjaan yang mudah jika bukan karena setiap akun menggunakan format sendiri dan mungkin ada komplikasi.
Cara termudah adalah menyinkronkan buku alamat Anda antara Gmail dan Outlook dan mengimpor kontak Anda.
Kalau tidak, Anda harus menggunakan vCard, seperti dijelaskan dalam panduan tentang cara mengimpor file vCard (vcf) ke dalam kontak Windows dan Microsoft Outlook.
Untuk menjelajahi fitur-fitur lebih lanjut dari Microsoft Outlook yang telah kita lihat, dalam artikel lain:
- Jika Anda memiliki beberapa komputer untuk berkonsultasi dengan e-mail, tetapi Anda tidak dapat menggunakan server Exchange, di artikel lain kami telah melihat cara menyinkronkan Microsoft Outlook di beberapa komputer .
- Nonaktifkan membalas semua dan teruskan Email pada pesan yang dikirim dengan Outlook
- Menunda email untuk pengiriman yang dijadwalkan
- Cara menunda email untuk pengiriman yang dijadwalkan
Akhirnya, jika Anda tidak memiliki Outlook dan Anda mencari program gratis serupa, Anda dapat melihat daftar klien Email alternatif terbaik untuk Microsoft Outlook untuk membaca email dari PC Anda
