Semua orang, cepat atau lambat, harus berurusan dengan spreadsheet, salah satu alat paling kompleks dan kuat yang dapat digunakan pada komputer di tempat kerja. Berikut ini tidak dimaksudkan sebagai panduan untuk pemula di spreadsheet, tetapi bermaksud untuk menyoroti empat jenis aktivitas yang perlu Anda ketahui bagaimana melakukannya, menjadi baik dengan program-program seperti Excel. Microsoft Excel tentu saja merupakan program yang paling banyak digunakan di dunia untuk membuat tabel dan spreadsheet, tetapi fungsi yang sama juga tersedia di suite gratis seperti LibreOffice dan di Google Documents.
Agar berhasil dalam pekerjaan kantor, atau setidaknya untuk membuat hidup lebih mudah dan untuk mempromosikan diri Anda lebih baik dalam mempekerjakan wawancara, Anda harus menjadi pandai menggunakan Excel (atau program setara seperti LibreOffice dan Google Documents ) dan dapat melakukan setidaknya 4 kegiatan berikut .
BACA JUGA: Cara membuat perhitungan di Excel
1) Masukkan data dengan cepat menggunakan formulir atau formulir
Memasukkan data ke dalam spreadsheet adalah titik awal dari setiap analisis tabel. Semua pemula Excel menulis data secara manual ke dalam sel, tetapi mereka akan jauh lebih cepat menggunakan formulir. Formulir ini adalah formulir yang dipandu sendiri untuk entri data cepat ke dalam sel untuk menulis dan menekan Enter untuk pergi ke sel berikutnya .
Di Excel 2013 tombol formulir agak tersembunyi.
Untuk menemukannya, Anda harus menekan pita di bagian atas dan memilih untuk menyesuaikannya untuk menambahkan tombol modul.
Di versi Excel yang lain, alih-alih tekan tombol Office, buka Opsi Excel dan sesuaikan dengan menambahkan formulir.
Setelah Anda menekan tombol Formulir, Anda bisa membuat formulir (atau templat, atau topeng entri data) dengan menulis judul kolom.
Di LibreOffice Calc Anda dapat memasukkan data dengan formulir dengan menekan pada menu Data-> Form .
Sebelum menggunakan Formulir, saya harus membuat tajuk kolom agar kompilasi menjadi dipandu dan cepat.
Di Google Drive (Google Documents) formulir adalah objek yang memungkinkan Anda membuat survei multi-respons untuk dibagikan secara online.
Anda bisa membuat formulir dari tombol Buat atau Anda bisa memasukkannya (dengan menu Sisipkan ) di dalam spreadsheet.
Halaman bantuan dalam bahasa Italia:
- Untuk Libreoffice Calc
- Office Excel
- Google Spreadsheet
2) Lakukan perhitungan dengan fungsi dan formula
Setelah data dimasukkan ke dalam sel, kemungkinan diperlukan operasi atau perhitungan.
Fungsi dan rumus harus ditulis dalam kotak teks di atas dan memungkinkan Anda untuk memanipulasi data spreadsheet, melakukan operasi matematika sederhana, menambahkan angka dalam kolom, rata-rata atau bahkan bekerja dengan objek dunia nyata seperti tanggal atau uang.
Semua program perhitungan memiliki serangkaian fungsi mereka sendiri, dengan beberapa perbedaan.
Halaman-halaman ini dalam bahasa Italia mengandung semua rumus yang dapat dilakukan di Excel, LibreOffice Calc, dan Google Drive.
Mengenal mereka semua dengan hati adalah tidak mungkin, tetapi mengetahui apa yang paling sering Anda gunakan dan apa yang Anda butuhkan untuk pekerjaan Anda adalah penting.
Misalnya beberapa operasi dasar adalah:
- Jumlah angka dalam sel: = SUM (A1; B1) menambahkan dua angka sedangkan = SUM (A1: A5) adalah jumlah semua sel dari A1 ke A5.
- = RATA-RATA (A1; B1) adalah rata-rata dua angka; = AVERAGE (A1: A10) adalah rata-rata angka A1 hingga A10.
Setiap formula juga dapat ditemukan dari menu Sisipkan - Formula .
Anda juga dapat menggabungkan dua fungsi dan membuat rumus seperti, misalnya, = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) untuk membulatkan tempat desimal dari jumlah angka A1 ke A10.
Pada fungsi, baca: Cara menggunakan rumus untuk mengandalkan Excel (COUNT dan SUM)
3) Urutkan data dengan filter dan tabel pivot
Setelah Anda memasukkan data mentah dan melakukan semua perhitungan menggunakan fungsi dan formula, Anda sekarang perlu membuat cara berbeda untuk melihatnya.
Anda dapat mengurutkan serangkaian data berdasarkan kolom: tekan CTRL-A untuk memilih seluruh lembar, buka tab Data pada pita, tekan " Urutkan " dan pilih kolom dan kriteria yang dapat berupa, misalnya, dengan nomor pesanan.
Selalu dari menu Data Anda juga dapat memasukkan Filter, misalnya untuk mengecualikan elemen duplikat.
Tabel pivot adalah filter lanjutan yang digunakan untuk memfilter daftar besar data yang tidak mungkin dibaca.
Tabel pivot memungkinkan Anda untuk mengambil beberapa bagian data untuk merangkum dan melihat hanya beberapa dari mereka, menyembunyikan sisanya.
Di Excel Anda membuat tabel Pivot dari menu Sisipkan saat di LibreOffice Calc dari menu Data.
Untuk mengetahui lebih lanjut, ada panduan dalam bahasa Italia untuk:
- memfilter data dalam Excel
- Tabel pivot di Libreoffice
- tabel pivot di Google Drive.
4) Buat Macro untuk tugas yang berulang
Bekerja dengan Excel bisa sangat membosankan karena sering melibatkan tugas yang berulang.
Untuk menghindari melakukan pekerjaan yang sama setiap hari, Anda dapat membuat makro dan mencatat hal-hal yang Anda lakukan sehingga komputer dapat melakukannya sendiri.
Macro adalah titik kuat Excel sementara di Libreoffice Anda harus berhati-hati karena beberapa Macro mungkin tidak kompatibel dengan Microsoft Office.
Di Excel, LibreOffice, dan Google Drive, dimungkinkan untuk membuat makro yang lebih kompleks dengan skrip pemrograman yang memerlukan beberapa studi.
Berikut beberapa sumber untuk memulai:
- Excel: Bekerja dengan makro
- Excel Macro (Dalam Bahasa Inggris)
- LibreOffice: Langkah pertama dengan makro
- Google Drive: ikhtisar Google Apps Script (hanya bahasa Inggris).
Semua fitur ini hanyalah puncak dari gunung es Excel dan program lainnya. Menggunakan spreadsheet adalah profesionalisme lain dan disiplin di mana Anda dapat membenamkan diri sangat dalam.
BACA JUGA: 6 fungsi Excel paling berguna untuk memfilter data dan melihat grafik
