Dokumen digital, mis. Dokumen yang dibuat dengan komputer, berbeda satu sama lain berdasarkan format file dan program yang digunakan untuk menulisnya. Saat menyimpan dokumen teks baru dengan program seperti Microsoft Word, Anda dapat memilih dari beberapa format file.
Pilihannya penting karena jika dokumen ini kemudian akan dikirim ke orang lain, pastikan ia dapat membukanya dengan program tulisannya, yang bisa berupa Microsoft Word atau yang lain.
Di bawah ini, kita melihat format paling umum yang digunakan oleh dokumen digital, yaitu jenis file yang dapat dihasilkan dan dibuat oleh pengolah kata seperti Word, LibreOffice Writer, Google Documents atau yang lainnya.
Jenis perbedaan yang sama juga berlaku untuk format file spreadsheet seperti yang dibuat dengan Excel dan presentasi seperti yang dibuat dengan Powerpoint .
BACA JUGA: Daftar program alternatif untuk Microsoft Office
1) .DOCX .XLSX .PPTX
Saat ini, .docx adalah format file default Microsoft Word, diperkenalkan dimulai dengan versi Office 2007.
Pada saat peluncurannya itu menciptakan banyak masalah bagi mereka yang menggunakan Office 2003 atau versi Word sebelumnya yang tidak dapat membuka file docx tanpa menginstal plugin tambahan.
Saya ingat bahwa pada 2008, panduan tentang cara membuka file Docx dengan Office 2003 telah menjadi artikel yang paling banyak dicari di blog ini.
Format Docx sangat berbeda dari format .doc, karena ini adalah file arsip terkompresi berdasarkan XML (Extensible Markup Language) dan teknologi kompresi zip.
Bahkan, Anda dapat mencoba membuka file Cox dengan program seperti 7Zip atau Winzip untuk melihat bagaimana konten yang terbuat dari banyak file xml dapat diekstraksi dalam folder.
File Docx, yang sedang dikompres, jauh lebih kecil daripada file doc.
Selain itu, karena ini adalah satu set file xml, jika file docx rusak, masih mungkin untuk memulihkan sebagian isinya.
Hal yang sama berlaku untuk file yang dibuat dengan Excel, .XLSX dan dengan Powerpoint, .PPTX.
2) .DOC .XLS .PPT
.Doc adalah pendahulu format .docx, yang masih banyak digunakan saat ini meskipun seharusnya tidak lagi menjadi standar standar untuk menyimpan program seperti Word.
Versi terbaru Office dan program lain seperti LibreOffice memungkinkan Anda untuk menyimpan file dalam format ini yang karena itu tetap populer dan yang melindungi terhadap segala ketidakcocokan.
Katakanlah, jika Anda ingin memastikan bahwa siapa pun yang menerima dokumen dapat membacanya tanpa masalah, maka lebih baik mengirimkannya dalam format .DOC dan bukan .DOCX.
3) .DOCM .XLSM .PPTM
File DOCM dijelaskan sebagai "dokumen Word yang diaktifkan makro".
Format dengan M lahir dengan Office 2007 dan termasuk makro atau automatisme.
Jika Anda ingin makro di dalam dokumen atau spreadsheet atau presentasi berfungsi, maka Anda perlu menyimpan file itu sebagai DOCM, XLSM atau PPTM.
Jika Anda menerima file seperti itu melalui email, jangan pernah membukanya sebelum memeriksanya dengan antivirus karena makro dapat mengandung virus yang sangat kuat.
4) .DOTX .XLTX .POTX
Format "x" pada dokumen Word, Powerpoint dan Excel adalah format file yang lebih baru yang berfungsi sebagai templat untuk mempertahankan tampilan yang konsisten di antara berbagai dokumen.
Pada dasarnya, jika Anda membuat dokumen dan Anda ingin orang lain menyukainya, Anda juga dapat menyimpannya dalam format DOTX sehingga Anda dapat mulai dari sini dan menulis yang lain dengan model yang sama.
5) .DOT .XLT .POT
Pendahulu format seperti dotx adalah model untuk dokumen lain yang ditulis dengan Office 2003.
6) .DOTM .XLTM .POTM
Seperti format X (dotx), format ini muncul dengan rilis Office 2007.
"M" di bagian akhir menunjukkan bahwa model tersebut mendukung aktivasi makro.
Jenis file ini hanya digunakan dalam konteks bisnis.
7) .ODT .ODS .ODP
ODT adalah singkatan dari OpenDocument Text dan merupakan format open source standar untuk dokumen teks.
Ini berarti bahwa sebagian besar, jika tidak semua, program penulisan (termasuk Microsoft Word) harus dapat membukanya.
Dokumen yang disimpan dalam format ini dengan Office harus tampak identik di OpenOffice, di LibreOffice, dan di program lain mana pun.
Seperti generasi terbaru dari format file Office, itu didasarkan pada XML.
ODS ODS (OpenDocument Spreadsheet) adalah setara dengan file Excel sementara ODP (OpenDocument Presentation) dari file Powerpoint.
8) .ABW
ABW adalah format file yang dibuat dengan program AbiWord dan tidak dapat dibuka dengan Word.
9) .WPS
format WPS adalah file yang dibuat dengan program Microsoft Works lama yang hingga beberapa tahun yang lalu telah diinstal sebelumnya secara gratis pada PC Windows.
File WPS dapat dibuka dengan Word atau LibreOffice tanpa masalah.
10) .RTF (Rich Text Format)
RTF adalah format universal dari dokumen digital, yang dapat dibuka dengan program apa pun.
File RTF bahkan dapat dibuka dengan program Wordpad yang disertakan dalam Windows dan gratis, bahkan jika sebagian dari format dapat hilang.
Format RTF juga tidak dapat mengandung MACRO (dan karena itu juga merupakan file yang aman dan selalu bebas virus).
11) XLSB (Binary File Format Excel)
Ini adalah format Excel yang memungkinkan Anda mengompres file hingga 75%
BACA JUGA: 8 Cara Mengunduh Microsoft Word secara Gratis (Alternatif)
