Berapa kali kita harus secara manual mengisi surat, label, atau undangan dengan informasi berbeda tentang masing-masing: pada dasarnya kita harus mereplikasi huruf atau templat label pada seluruh lembar (data tetap) dan mengisi masing-masing dengan data yang berbeda untuk dimasukkan (data fleksibel). Operasi ini bisa sangat membosankan dan berulang-ulang, tetapi untungnya program yang digunakan untuk menulis dan mengelola data sangat membantu kami dengan gabungan surat, yang memungkinkan kami untuk mereplikasi data fleksibel dalam model yang dibuat dengan data tetap., sehingga untuk menghasilkan dalam sekali gerakan semua tiket, surat atau label dengan semua data yang diperlukan. Kami melihat dalam panduan ini bagaimana melakukan penggabungan surat pada Word, Excel dan LibreOffice, sehingga Anda dapat memilih dari waktu ke waktu dalam program terbaik untuk melakukan operasi ini di komputer kami.
BACA JUGA: Penggabungan surat di Gmail untuk mengirim surel pribadi ke beberapa kontak
Bagaimana cara menggabungkan surat
Jika kita perlu membuat banyak cetakan dengan data tetap dan data fleksibel, cukup baca bab-bab berikut untuk dapat mencapai tujuan tanpa harus secara manual menulis semua data, mempercepat percetakan huruf, tiket, label dll.Bagaimana cara menggabungkan surat dengan Word dan Excel
Untuk membuat gabungan surat, kami mulai menulis bagian tetap dari dokumen kami di Word: kami bisa mendapatkan bantuan dalam realisasi model yang ditawarkan oleh program Office, sehingga memiliki dasar untuk memulai.
Setelah bagian "diperbaiki" telah diisi, kita harus menunjukkan cetakan gabungan pada dokumen, yaitu bagian yang harus diisi dengan data yang fleksibel. Klik di atas pada menu Surat, lalu klik Mulai Penggabungan Surat -> Panduan Gabungan Surat .
Bilah sisi akan terbuka di sebelah kanan dokumen tempat kami akan dipandu dalam pembuatan gabungan surat: kami memilih jenis cetak yang akan dibuat ( Surat, Email, Amplop, Label, atau Daftar ), kami tekan Selanjutnya, kami pilih Gunakan dokumen saat ini atau Ubah tata letak dokumen (program akan menghasilkan bidang yang harus diisi sendiri), tekan lagi pada Berikutnya dan, di bagian berikutnya, pilih Buat daftar baru untuk menghasilkan data yang fleksibel.
Untuk kenyamanan kami juga dapat menggunakan Excel, jauh lebih cocok untuk menghasilkan data untuk gabungan surat; meninggalkan dokumen Word ditangguhkan sejenak, kami membuka Excel dan mulai memasukkan data yang akan digunakan untuk gabungan surat di berbagai baris dan kolom.
Untuk itu kita juga bisa membuat tabel sederhana, sehingga membuat semuanya serapi mungkin dan memudahkan tugas kembali ke Word.
Setelah kami membuat dokumen Excel dengan data yang fleksibel dan menyimpan spreadsheet, mari kembali ke dokumen Word dan, di bilah sisi, buka bagian pemilihan data sehingga kami dapat menekan tombol Browse .
Sebuah jendela akan terbuka, di mana kita hanya perlu memilih dokumen Excel yang dibuat sebelumnya; setelah itu program akan bertanya kepada kami apakah kami ingin menggunakan tabel ini atau jika kami ingin secara manual memilih data yang akan digunakan.
Dengan cara ini kita akan membuat penerima gabungan surat, yang akan muncul di jendela khusus.
Yang harus kita lakukan adalah memeriksa entri data dan akhirnya klik OK .
Untuk menyimpulkan kita harus mengklik Berikutnya di bilah di sisi kanan, pilih susunan label yang dihasilkan oleh data (hati-hati untuk membuatnya bertepatan dengan bagian yang ingin kita isi dengan data yang fleksibel!), Tekan lagi pada Selanjutnya, periksa amplop satu per satu, huruf atau label yang dihasilkan oleh Word dan akhirnya mencetak pada layar terakhir dengan tombol Print (setelah ditekan untuk terakhir kali pada Next ).
Jika kami tidak puas dengan hasilnya, kami juga dapat mengedit masing-masing label, huruf atau amplop yang dibuat menggunakan tombol Edit label individu, yang ada di layar terakhir wizard.
Bagaimana cara menggabungkan surat pada LibreOffice
Jika kami tidak memiliki kemungkinan untuk menggunakan Microsoft Office di komputer kami, kami selalu dapat menginstal LibreOffice suite gratis, yang dengannya kami dapat melakukan penggabungan surat (disebut pencetakan serial di sini).Kami membuka program LibreOffice Calc dan memasukkan semua data fleksibel untuk digunakan dalam pencetakan seri berikutnya, dengan hati-hati untuk memesannya dalam sebuah tabel.
Simpan spreadsheet dan buka program LibreOffice Writer, mulai menulis atau membuat model tetap untuk digunakan untuk gabungan surat, kemudian buka menu Alat dan klik pada item Cetak dalam seri .
Dari layar ini kita dapat memilih apakah akan memulai dari dokumen yang sudah terbuka atau untuk mengunggah dokumen lain atau model yang diunduh dari Internet ; begitu Anda telah membuat pilihan, tekan ke bawah di Next, pilih apakah akan membuat surat atau pesan email dan tekan lagi di Next untuk menemukan diri Anda di layar yang paling penting, di mana Anda dapat memasukkan blok alamat.
Sekarang klik pada Pilih daftar alamat dan, di jendela baru, klik Tambah untuk dapat menambahkan spreadsheet yang dibuat sebelumnya dengan Calc (khususnya tabel pivot yang dibuat untuk mengurutkan data).
Setelah data fleksibel dimuat, tekan pada Lainnya untuk memilih format data, lalu pilih Gabungkan bidang untuk dapat memilih data mana yang akan digunakan dalam format yang dipilih.
Sekarang kita tekan OK, kita periksa apakah semua dokumen yang dihasilkan memiliki data yang telah kita unggah, lalu kita tekan lagi pada Next, kita pilih bentuk salam yang paling tepat, kita tekan lagi pada Next dan kita sesuaikan tata letak data di dalam dokumen, sehingga kita bisa melihat pratinjau hasil akhir.
Kami akan kembali ke dokumen Writer, kali ini dibagi menjadi dokumen sebanyak-banyaknya karena ada cetakan untuk dibuat (kita akan melihat bilah alat baru muncul di bagian atas). Untuk memulai proses pencetakan, cukup tekan ikon Cetak dokumen gabungan .
kesimpulan
Penggabungan surat bisa sangat berguna di kantor ketika kita harus mengirim satu dokumen ke beberapa orang dan bahkan kita harus mengubah hanya pesan selamat datang, tajuk dan salam terakhir untuk masing-masing. Ini juga dapat sangat berguna di rumah untuk membuat undangan pernikahan, undangan khusus atau tiket yang dipersonalisasi untuk setiap tamu: mengikuti langkah-langkah yang telah kami ilustrasikan, kami akan dapat bergabung menggunakan Word dan Excel (tersedia sebagai program berbayar) dan LibreOffice (tersedia bebas).Kami tidak tahu cara membuat label di Word "> Cara membuat label dengan Word.
Jika sebaliknya kita harus membuat faktur menggunakan Excel, kami mengundang Anda untuk membaca artikel kami Cara Membuat faktur dengan Excel, dari awal, sederhana dan dipersonalisasi .
Sebagai bacaan terakhir, kami menyarankan Anda untuk melihat Cara mencetak kartu nama dengan Word atau LibreOffice, sangat berguna jika kita membutuhkan banyak kartu bisnis dengan data tetap.
