Untuk mengelola kotak email Anda dengan tertib dan terorganisir, apa pun alat yang digunakan untuk menerima dan membaca email, Anda perlu menggunakan filter, yang memungkinkan Anda untuk mengatur pesan Anda seperti halnya dengan file di dalam folder. Filter, salah satu fungsi paling berguna dari setiap layanan atau program Email yang menghargai diri sendiri, memungkinkan Anda untuk secara otomatis membagi pesan yang diterima melalui email ke dalam beberapa kategori . Misalnya, Anda dapat meletakkan surel karya di satu bagian, surel teman di bagian lain, notifikasi Facebook di sepertiga, dan di bagian lain berita Navigaweb.net (saya sarankan berlangganan dengan kotak di samping) !). Dengan cara ini Anda dapat mengatur surel tanpa memiliki semua surel yang terdaftar dalam daftar yang panjang dan membingungkan.
Distribusi pesan dalam berbagai folder atau kategori ini dapat dilakukan secara otomatis dengan mengatur filter di semua layanan email online dan, seperti yang akan kita lihat secara terperinci, di Gmail, Outlook, dan Yahoo Mail .
Untuk mengatur filter email di Gmail, Anda harus mengklik tombol roda gigi di kanan atas, lalu pada Pengaturan dan kemudian pergi ke tab Filter dan alamat yang diblokir . Jika sudah ada filter yang ditetapkan, mereka ditampilkan di layar ini. Anda hampir pasti akan menemukan filter otomatis yang telah disetel oleh Gmail untuk memisahkan hal-hal seperti promosi, pembaruan forum, dan buletin dari kotak utama.
Menggulir ke bawah, di tengah, ada tautan untuk membuat filter baru dan memulai panduan yang sangat mudah dimengerti dan digunakan, di mana Anda harus memilih mode penyaringan email.
Satu atau lebih kondisi dapat diaktifkan untuk mendasarkan filter: jika Email datang Dari (nama atau alamat email pengirim), jika dikirim ke, Jika Subjek berisi kata-kata tertentu, jika ada atau tidak ada beberapa kata atau frasa dalam teks pesan, jika email tersebut memiliki file terlampir dan berapa ukurannya.
Menekan tombol Cari Anda dapat melihat semua pesan yang memenuhi filter, sebagai pratinjau.
Menekan tombol Buat Filter melanjutkan panduan memilih tindakan yang akan diambil jika kondisi terpenuhi .
Di antaranya, yang paling berguna adalah: tandai sebagai sudah dibaca, jangan membuatnya muncul di Kotak Masuk dan segera arsipkan, hapus pesan, kirim balasan otomatis, teruskan pesan ke kotak surat lain (berguna untuk membuat cadangan email Gmail di akun lain).
Opsi yang memungkinkan Anda membuat kategori email adalah menetapkan label yang sudah ada atau label baru untuk pesan yang difilter.
Anda juga dapat membuat filter di Gmail langsung dari kotak masuk, dengan memilih pesan dan kemudian mengklik Lainnya di bagian atas. Di sini Anda dapat memilih opsi Saring pesan jenis ini untuk membuat saringan cepat.
Filter dapat berlaku surut dan juga dapat diterapkan ke pesan email yang sudah diterima melalui kotak centang relatif.
Berkat filter Gmail, seperti yang terlihat di artikel lain, Anda dapat:
Di bawah item " Aturan ", Anda dapat membuat filter untuk secara otomatis mengurutkan kotak masuk Anda berdasarkan suatu kondisi . Di Outlook.com ada banyak kondisi, dari nama pengirim, hingga kata kunci dalam subjek atau isi pesan dan banyak lagi. Tindakan dapat berupa menandai pesan sebagai sudah dibaca, menghapusnya, mengarsipkannya atau memindahkannya ke folder tertentu, sudah ada atau akan dibuat. Setelah filter selesai, cukup klik Simpan untuk menerapkannya.
Seperti di Gmail, Anda juga dapat memilih pesan dan kemudian tekan tombol dengan tiga titik (di sebelah tombol Kategorikan) untuk menemukan tombol Buat aturan baru .
Misalnya, jika Anda telah berlangganan buletin Navigaweb.net dan menerima artikel melalui surel, Anda dapat memfilternya sehingga tidak mengganggu Anda dan tanpa menyumbat kotak masuk. Sebagai kriteria, karena itu dimungkinkan untuk menetapkan filter yang, misalnya, semua email dengan subjek yang mengandung kata Pom-HeyWEB, harus dipindahkan ke folder "Navigaweb" yang baru.
Di sisi kiri halaman Anda pergi ke filter dan Anda dapat menambahkan filter baru dengan menekan tombol relatif. Di Yahoo Mail dimungkinkan untuk memasukkan kondisi yang biasa, yang berkaitan dengan pengirim atau kata kunci dalam subjek atau badan, Namun, sebagai tindakan, Anda hanya dapat menentukan folder di mana harus dimasukkan, folder sudah ada atau dengan menulis nama baru untuk membuat yang baru. Namun, di antara folder itu dimungkinkan untuk memilih Arsip atau Sampah untuk menghapusnya secara otomatis.
4) Untuk klien email paling populer seperti Microsoft Outlook, Anda dapat membuat aturan untuk mengatur pesan, mulai dari pengirim atau dari satu Email. Dalam hal ini, kami telah menulis panduan tentang cara membuat aturan dan menyaring filter pada Microsoft Outlook.
Pada Thunderbird filter diaktifkan dengan menekan tombol menu dengan tiga baris, menekan filter Pesan . panduan lengkapnya ada di situs web Mozilla.
5) Semua layanan email lainnya, seperti Virgilio dan Libero Mail, memiliki fungsi filter di antara opsi-opsi email dan bekerja dengan cara yang mirip dengan Gmail, dengan mengkonfigurasi filter dalam Pengaturan.
Ingat, saat membuat filter, jangan membuat inkonsistensi dan memastikan bahwa email difilter dengan satu peristiwa, umum untuk beberapa pesan, seperti alamat email tertentu, kata dalam subjek, atau frasa di terkandung dalam email.
BACA JUGA: Buat Email Alias di Outlook, Gmail, Yahoo untuk menambahkan alamat email ke akun Anda
Distribusi pesan dalam berbagai folder atau kategori ini dapat dilakukan secara otomatis dengan mengatur filter di semua layanan email online dan, seperti yang akan kita lihat secara terperinci, di Gmail, Outlook, dan Yahoo Mail .
1) Buat filter di Gmail
Di Gmail, ' folder ' disebut label yang dapat digunakan untuk mengurutkan email yang diterima menjadi beberapa bagian terpisah.Untuk mengatur filter email di Gmail, Anda harus mengklik tombol roda gigi di kanan atas, lalu pada Pengaturan dan kemudian pergi ke tab Filter dan alamat yang diblokir . Jika sudah ada filter yang ditetapkan, mereka ditampilkan di layar ini. Anda hampir pasti akan menemukan filter otomatis yang telah disetel oleh Gmail untuk memisahkan hal-hal seperti promosi, pembaruan forum, dan buletin dari kotak utama.
Menggulir ke bawah, di tengah, ada tautan untuk membuat filter baru dan memulai panduan yang sangat mudah dimengerti dan digunakan, di mana Anda harus memilih mode penyaringan email.
Satu atau lebih kondisi dapat diaktifkan untuk mendasarkan filter: jika Email datang Dari (nama atau alamat email pengirim), jika dikirim ke, Jika Subjek berisi kata-kata tertentu, jika ada atau tidak ada beberapa kata atau frasa dalam teks pesan, jika email tersebut memiliki file terlampir dan berapa ukurannya.
Menekan tombol Cari Anda dapat melihat semua pesan yang memenuhi filter, sebagai pratinjau.
Menekan tombol Buat Filter melanjutkan panduan memilih tindakan yang akan diambil jika kondisi terpenuhi .
Di antaranya, yang paling berguna adalah: tandai sebagai sudah dibaca, jangan membuatnya muncul di Kotak Masuk dan segera arsipkan, hapus pesan, kirim balasan otomatis, teruskan pesan ke kotak surat lain (berguna untuk membuat cadangan email Gmail di akun lain).
Opsi yang memungkinkan Anda membuat kategori email adalah menetapkan label yang sudah ada atau label baru untuk pesan yang difilter.
Anda juga dapat membuat filter di Gmail langsung dari kotak masuk, dengan memilih pesan dan kemudian mengklik Lainnya di bagian atas. Di sini Anda dapat memilih opsi Saring pesan jenis ini untuk membuat saringan cepat.
Filter dapat berlaku surut dan juga dapat diterapkan ke pesan email yang sudah diterima melalui kotak centang relatif.
Berkat filter Gmail, seperti yang terlihat di artikel lain, Anda dapat:
- Pesan kotak masuk dengan filter dan alias di Gmail untuk mengelola email yang diterima;
- Memblokir email yang tidak diinginkan di Gmail dari alamat tertentu;
- Email Arsip
- Penerusan otomatis di Gmail dan Outlook.com untuk mengubah email ke alamat lain
- Blokir email spam, iklan, dan pesan yang tidak diinginkan
2) Buat filter email di Outlook.com
Di Outlook.com, filter pesan disebut Aturan dan dapat dibuat dengan mengklik, setelah masuk ke akun, pada tombol roda gigi di kanan atas dan kemudian pada " Lihat semua pengaturan Outlook " di bagian bawah.Di bawah item " Aturan ", Anda dapat membuat filter untuk secara otomatis mengurutkan kotak masuk Anda berdasarkan suatu kondisi . Di Outlook.com ada banyak kondisi, dari nama pengirim, hingga kata kunci dalam subjek atau isi pesan dan banyak lagi. Tindakan dapat berupa menandai pesan sebagai sudah dibaca, menghapusnya, mengarsipkannya atau memindahkannya ke folder tertentu, sudah ada atau akan dibuat. Setelah filter selesai, cukup klik Simpan untuk menerapkannya.
Seperti di Gmail, Anda juga dapat memilih pesan dan kemudian tekan tombol dengan tiga titik (di sebelah tombol Kategorikan) untuk menemukan tombol Buat aturan baru .
Misalnya, jika Anda telah berlangganan buletin Navigaweb.net dan menerima artikel melalui surel, Anda dapat memfilternya sehingga tidak mengganggu Anda dan tanpa menyumbat kotak masuk. Sebagai kriteria, karena itu dimungkinkan untuk menetapkan filter yang, misalnya, semua email dengan subjek yang mengandung kata Pom-HeyWEB, harus dipindahkan ke folder "Navigaweb" yang baru.
3) Siapkan filter di Yahoo Mail
Seperti yang sudah terlihat di panduan Yahoo Mail, untuk membuat filter di Yahoo Anda harus mengklik tombol Pengaturan di kanan atas dan kemudian pada " pengaturan lain ".Di sisi kiri halaman Anda pergi ke filter dan Anda dapat menambahkan filter baru dengan menekan tombol relatif. Di Yahoo Mail dimungkinkan untuk memasukkan kondisi yang biasa, yang berkaitan dengan pengirim atau kata kunci dalam subjek atau badan, Namun, sebagai tindakan, Anda hanya dapat menentukan folder di mana harus dimasukkan, folder sudah ada atau dengan menulis nama baru untuk membuat yang baru. Namun, di antara folder itu dimungkinkan untuk memilih Arsip atau Sampah untuk menghapusnya secara otomatis.
Filter Email Lainnya
4) Untuk klien email paling populer seperti Microsoft Outlook, Anda dapat membuat aturan untuk mengatur pesan, mulai dari pengirim atau dari satu Email. Dalam hal ini, kami telah menulis panduan tentang cara membuat aturan dan menyaring filter pada Microsoft Outlook.
Pada Thunderbird filter diaktifkan dengan menekan tombol menu dengan tiga baris, menekan filter Pesan . panduan lengkapnya ada di situs web Mozilla.
5) Semua layanan email lainnya, seperti Virgilio dan Libero Mail, memiliki fungsi filter di antara opsi-opsi email dan bekerja dengan cara yang mirip dengan Gmail, dengan mengkonfigurasi filter dalam Pengaturan.
Ingat, saat membuat filter, jangan membuat inkonsistensi dan memastikan bahwa email difilter dengan satu peristiwa, umum untuk beberapa pesan, seperti alamat email tertentu, kata dalam subjek, atau frasa di terkandung dalam email.
BACA JUGA: Buat Email Alias di Outlook, Gmail, Yahoo untuk menambahkan alamat email ke akun Anda
