Salah satu teror yang paling sering terjadi ketika kita membuat dokumen dengan Office suite adalah hilangnya semua pekerjaan yang dilakukan hingga saat itu karena pemadaman listrik mendadak atau kesalahan Windows, dengan restart paksa. Skenario ini semakin jarang, tetapi kita dapat melindungi pekerjaan yang dilakukan dengan memprogram Word, Excel dan PowerPoint untuk secara otomatis menyimpan dokumen sementara kita masih membuatnya: dengan bertindak dengan cara ini, dalam kasus terburuk, kita hanya akan kehilangan beberapa saat terakhir sebelum masalah atau pemadaman. Dalam panduan ini kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengaktifkan penyimpanan file otomatis pada Word, Excel dan PowerPoint, agar selalu melindungi pekerjaan yang dilakukan di kantor atau di rumah; jika ini tidak cukup (kami berisiko korupsi file), kami juga akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan riwayat file untuk dapat mengembalikan revisi file yang lama, sehingga Anda selalu dapat memulai dari awal pada titik yang baik dan menghindari harus memulai dari awal lagi.
BACA JUGA -> Memulihkan dokumen Word dan file Excel yang rusak, rusak atau hilang
1) Penyimpanan otomatis ke Office 365
Jika kami memiliki salinan berlangganan Office 365, penyimpanan otomatis tersedia dengan mengunggah file langsung ke OneDrive, OneDrive for Business atau SharePoint Online (untuk perusahaan): dengan cara ini berbagai program Office yang digunakan akan menyinkronkan setiap perubahan yang dilakukan pada file (dalam interval beberapa detik), sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang masalah. Pertama, oleh karena itu, kami mengaktifkan klien OneDrive di PC kami dengan Windows 10, mencari ikonnya di sudut kanan bawah atau mencari item OneDrive di menu Mulai.
Jika kami memiliki versi Windows sebelumnya atau menggunakan Mac, kami mengunduh OneDrive.
Setelah folder OneDrive yang disinkronkan telah diaktifkan, mari kita pergi ke program Office yang akan digunakan, mulai menulis dokumen ( Baru ) kemudian klik File -> Simpan di bagian atas dan pilih OneDrive -> folder pribadi sebagai path. File akan segera disimpan ke cloud dan, di bagian atas jendela, kita akan melihat tombol Simpan otomatis muncul.
Di artikel lain panduan untuk menyinkronkan folder di Onedrive.
Dengan tombol aktif, kita tidak perlu lagi khawatir tentang penghematan pada interval waktu, karena semuanya disinkronkan dengan cloud (jelas harus ada koneksi Internet). Jika kami ingin mengembalikan versi file yang lama, cukup klik tombol yang disimpan di OneDrive di kanan atas dan gunakan menu Lihat semua versi .
Dengan cara ini kita dapat secara otomatis menyimpan dan mengembalikan jika perlu bahkan jika terjadi masalah dengan PC (kita selalu dapat melanjutkan pekerjaan pada PC lain yang dikonfigurasi dengan akun Office 365 kami).
Jika kami belum memiliki Office 365, kami dapat mendaftar untuk berlangganan layanan dari sini -> Beli Office 365.
Uji coba 1 bulan juga tersedia untuk paket dasar, sehingga Anda dapat mengevaluasi semua keuntungan memiliki langganan Office alih-alih membeli seluruh rangkaian untuk produksi offline.
2) Penghematan otomatis pada versi offline Office
Jika kami tidak memiliki Office 365 tetapi versi penjualan gratis (dengan lisensi klasik validitas tidak terbatas) penyimpanan otomatis di cloud tidak tersedia, tetapi kami selalu dapat mengadopsi penyimpanan otomatis untuk file offline .
Dalam hal ini, kami akan menggunakan sistem revisi yang terintegrasi di dalam Office, sehingga kami dapat menyimpan perubahan yang tidak kami simpan secara manual pada interval yang lebih pendek (kami mengingatkan Anda bahwa cukup tekan CTRL + B pada keyboard untuk segera menyimpan progres yang dibuat).
Untuk mengaktifkan penyimpanan otomatis pada versi ritel Office, kami membuka dokumen apa pun dengan program Office, klik File di bagian atas dan buka Opsi -> Simpan jalur.
Dari jendela ini kami memastikan bahwa ekstensi file kantor terbaru ditunjukkan (misalnya docx, xlsx dll), kami menempatkan tanda centang di bawah item Simpan informasi simpan otomatis setiap, kami menetapkan interval 1 menit (minimum yang dapat kami atur) dan kami juga mengaktifkan item. Menjaga versi terbaru dipulihkan secara otomatis jika ditutup tanpa menyimpan .
Informasi penyimpanan otomatis akan disimpan di jalur yang ditunjukkan dalam bidang Jalur file penyimpanan otomatis, yang juga bisa menjadi folder dari cloud apa pun (jika kami telah menyinkronkan OneDrive atau Google Drive, kami dapat mengarahkan perubahan di sana dan dengan demikian memiliki cadangan berkelanjutan).
Untuk mengembalikan file setelah pemadaman atau kesalahan sistem, cukup buka Office lagi dan gunakan alat pemulihan file, yang akan diambil dari cadangan yang kami konfigurasikan sebelumnya. Sayangnya, sistem ini hanya menyimpan perubahan yang dilakukan setiap menit: jika kita sangat cepat dalam menulis, satu menit yang hilang dapat meledakkan banyak dokumen pada saat pemulihan.
3) Cara menggunakan Riwayat File Windows
Jika kita menginginkan sistem cadangan tambahan, sehingga kita juga dapat memulihkan file yang rusak karena kesalahan, reboot tiba-tiba atau malware, kita dapat mengandalkan sistem penyelamatan yang disebut Riwayat File, hadir pada Windows 10 (tetapi juga pada versi sebelumnya dari sistem operasi ).
Untuk mengaktifkan Riwayat File di Windows, buka menu Mulai di kiri bawah, cari pengaturan Cadangan dan buka item pertama yang akan muncul di atas; dari menu baru kami menyetel drive cadangan (stik USB, hard disk eksternal, atau sumber daya jaringan apa pun) dengan mengeklik Tambah drive .
Setelah menambahkan jalur cadangan, kami mengklik Opsi lainnya, pilih Setiap 10 menit di menu Cadangkan file dan akhirnya tambahkan folder cadangan (tempat kami menyimpan file Office) dengan mengklik tombol Tambah folder .
Sistem akan secara otomatis mencadangkan setiap 10 menit, sehingga Anda selalu memiliki salinan dokumen Office kami pada disk terpisah. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang sistem cadangan, kami mengundang Anda untuk membaca panduan di bawah ini.
BACA JUGA -> Cadangkan folder pengguna untuk menyimpan data pribadi di Windows
