Jika Anda memiliki beberapa komputer yang tersedia di rumah atau di kantor tetapi hanya satu di antaranya yang memiliki hard drive besar yang bagus dengan banyak ruang yang tersedia untuk menyimpan data, fungsi sinkronisasi data offline di jaringan Windows 7 dapat bermanfaat. Fungsionalitas file offline tidak dibuat untuk menyimpan sejumlah besar data: digunakan untuk membaca dan juga memodifikasi folder file atau dokumen dari komputer, yang bagaimanapun berada di PC lain, bahkan ketika yang terakhir adalah off. Agar berhasil, sinkronisasi file memerlukan pembuatan jaringan internal antara PC (atau melalui router rumah atau dengan berbagi koneksi internet) yang dapat dilakukan dengan berbagi file dan printer antara PC Windows.
Karena itu, untuk hal pertama, dari PC yang meng-host folder yang ingin Anda lihat offline (oleh karena itu walaupun PC itu mati atau tidak terhubung), Anda perlu membagikan folder yang terlihat online .
Konfigurasi dasar untuk melakukan ini adalah membuka jendela Run dari menu Start (atau tekan kombinasi Windows-R) dan tulis \\ ip address atau, misalnya, \\ 192.168.XX atau alamat ip internal komputer di mana Anda temukan folder untuk dibagikan. Untuk menemukan alamat ini pada PC yang bertindak sebagai server (yaitu dari mana data diambil), periksa detail koneksi dari jaringan internal. Setelah terhubung ke mesin (mungkin perlu memasukkan nama pengguna dan kata sandi untuk mengakses PC itu) Anda harus melihat folder bersama dari komputer lain.
Dengan mengklik kanan pada salah satu folder, yang ingin Anda lihat offline, Anda harus memilih opsi Connect network drive untuk melihat folder itu seolah-olah itu adalah hard disk komputer, di bagian komputer dari penjelajah sumber daya. Berbagi ini hanya berfungsi jika PC dengan folder bersama dihidupkan dan terhubung, jika tidak maka koneksi akan mustahil.
Namun, Anda dapat memastikan bahwa folder pilihan Anda di antara yang dibagikan tersedia offline dari komputer lain menggunakan pusat sinkronisasi Windows 7 Sync .
Setelah Anda memetakan folder sebagai hard disk jarak jauh, buka folder itu dan tekan tombol kanan pada sub-folder yang berisi file-file yang Anda ingin lihat bahkan offline dan pilih opsi " always available offline ".
Jika opsi ini tidak terlihat, Anda harus mengaktifkan pusat sinkronisasi dari Panel Kontrol .
Setelah semua file diproses, Anda akan mendapatkan pesan yang mengatakan bahwa mereka juga akan tersedia secara offline.
Jika Anda berbagi satu folder, Anda bahkan dapat membuat satu file tersedia offline.
Jika Anda mematikan PC yang benar-benar berisi folder itu atau file yang dipetakan, tetap terlihat dan dapat dimodifikasi dari komputer lain.
Perhatikan bahwa daftar folder bersama harus selalu terlihat karena mereka tetap di-cache tetapi tidak akan dapat dibuka dan dilihat sampai PC host terhubung ke internet.
File yang tersedia offline disalin ke PC dan, jika mereka diubah atau jika file baru dibuat, mereka juga akan dibuat dan dimodifikasi pada folder bersama, ketika komputer server dihidupkan dan terhubung. Sinkronisasi terjadi yang dapat dilakukan secara otomatis atau manual . Untuk menyinkronkan satu file, beberapa file atau folder yang dipilih, secara manual, cukup tekan tombol mouse kanan dan pilih Sinkronkan (jangan pertimbangkan item yang mungkin disinkronkan dengan Groove).
Hal yang sama dapat dilakukan dari pusat sinkronisasi (dari panel kontrol) yang merupakan utilitas untuk mengelola file offline dan folder yang disinkronkan.
Untuk mengatur sinkronisasi otomatis, dari pusat Windows Sync, tekan pada folder file offline dan pilih Jadwal untuk file offline . Dari jendela yang terbuka, Anda dapat memilih folder mana yang akan disinkronkan. Sinkronisasi, hanya untuk memperjelas, berfungsi untuk memastikan bahwa setiap perubahan pada file yang dibuat oleh salah satu komputer juga direplikasi pada PC lain yang terhubung.
Jika Anda mengedit file offline pada saat yang sama ketika orang lain di jaringan yang sama mengedit file yang sama, mungkin ada konflik perubahan yang akan dilaporkan Windows. Konflik apa pun dapat dengan mudah diselesaikan dari pusat sinkronisasi dengan mengklik item Lihat konflik di sebelah kiri. Ini kemudian akan membuka daftar semua file yang tidak disinkronkan dengan opsi untuk memilih versi mana yang akan disimpan di folder bersama dan untuk menyimpan versi yang dimodifikasi ke folder lain di komputer Anda.
Anda dapat menambahkan lapisan perlindungan ke file offline Anda menggunakan EFS ( Encrypting File System ), yang dinonaktifkan secara default dan perlu diaktifkan. Dari pusat sinkronisasi, tekan tautan di sebelah kiri yang bertuliskan: Kelola file offline dan aktifkan enkripsi .
Fungsionalitas file offline sering dianggap remeh dan sedikit digunakan tetapi bisa menjadi hal yang sangat nyaman untuk menjaga beberapa file dibagikan di antara komputer, tanpa perlu keduanya dihidupkan pada saat yang sama . Ini tidak sama dengan program-program seperti Dropbox yang malah menyinkronkan file online melalui internet.
Pada PC Windows apa pun, hal yang sama juga dapat dilakukan dengan menggunakan program Microsoft SyncToy untuk menyinkronkan beberapa folder antara beberapa komputer.
