Beberapa waktu lalu, seorang insinyur Google memutuskan untuk bekerja secara mandiri pada proyek Email baru setelah meminta bantuan dari pengguna yang mengeluh terlalu banyak menghabiskan waktu mencari pesan di kotak email. pada tanggal 1 April 2004, hampir secara kebetulan dan berkat inisiatif otonom, tepat 10 tahun yang lalu, Gmail lahir, yang saat ini merupakan layanan email online paling banyak digunakan di dunia. Meskipun 15 tahun telah berlalu sejak kelahiran Gmail dan banyak lagi sejak kelahiran Email, ada banyak orang yang terus menggunakan email dan Gmail dengan cara yang salah .
Berikut adalah 10 jenis kesalahan yang kita semua buat tetapi yang, sebaliknya, harus dihindari atau, dalam hal apa pun, diminimalkan semaksimal mungkin.
1) Buat banyak konsep
Saat Anda menekan tombol Tulis di Gmail, jendela komposisi pesan terbuka.
Jika Anda menulis sesuatu dan kemudian tekan tombol tutup Anda menyimpan pesan itu di draft.
Ini dapat digunakan untuk memiliki semacam notepad untuk menyimpan daftar tugas, tetapi lebih besar kemungkinannya akan diisi dengan sampah dan sebagian pesan tidak pernah terkirim.
Setiap orang yang menggunakan Gmail akan menemukan ratusan pesan kosong dan tidak berguna untuk dihapus di Konsep.
2) Hapus pesan untuk menjaga kotak masuk Anda bersih tanpa pesan yang belum dibaca
Suatu ketika, ketika email dibatasi dengan ruang yang tersedia, masuk akal untuk menghapus pesan yang tidak lagi diperlukan. Namun, hari ini, karena ada banyak ruang dan karena semua jenis pesan tiba setiap hari, tidak mudah untuk menghapusnya, melainkan mengaturnya ke dalam folder atau label menggunakan filter. Anda dapat memfilter surel agar tidak muncul di bagian utama atau Anda dapat mengarsipkan pesan untuk menghapusnya dari kotak masuk, tanpa menghapusnya.
BACA JUGA: Pesan inbox dengan filter dan alias di Gmail untuk mengelola email yang diterima
3) Tandai semuanya sebagai 'baca'
Adapun poin sebelumnya, di Gmail tidak nyaman untuk menandai semuanya sebagai sudah dibaca untuk membuat pesanan, Anda dapat membiarkannya belum dibaca, tetapi mengaturnya dalam berbagai folder.
Kesalahannya adalah menandai pesan sebagai sudah dibaca, berpikir bahwa kita akan kembali kepada mereka nanti. Perlu diingat juga bahwa hanya pesan yang juga diterima di Kotak Masuk yang dihitung sebagai belum dibaca oleh program pemberitahuan dan aplikasi seluler, sisanya diabaikan.
Tapi dia benar-benar dilupakan.
4) Memiliki terlalu banyak email yang belum dibaca
Mengikuti dari poin sebelumnya, ada kesalahan pesan yang belum dibaca di kotak surat utama.
LIHAT JUGA CARA: Hanya melihat pesan yang belum dibaca di Gmail dengan tautan cepat
5) Kirim sendiri Email untuk menyimpan file atau catatan .
Di masa lalu saya juga menggunakan Gmail sebagai ruang untuk menyimpan dokumen, file, atau lampiran dengan mengirim saya sendiri pesan.
Gmail adalah layanan Email pertama yang menyediakan ruang GB yang sangat besar untuk file secara gratis sehingga juga normal untuk menggunakan semua ruang ini (dikatakan 10 tahun yang lalu) seolah-olah itu adalah cloud drive.
Dalam beberapa tahun terakhir, dengan penekanan pada layanan cloud sejati, metode kerja ini harus dihindari.
Lebih baik memiliki aplikasi seperti Onenote atau Evernote atau Dropbox, Google Drive dan Onedrive untuk file yang lebih besar.
Anda harus mengirim sendiri email tentang dokumen, tautan, dan lampiran yang ingin Anda simpan. Namun kadang-kadang sepertinya lebih mudah daripada mengirim email, karena itu akan berada di kotak masuk Anda selamanya.
6) Membesar-besarkan dengan label dan folder
Gmail mendukung label bersarang. Membuat label berguna untuk mengatur email yang serupa atau dari pengirim yang sama. Yang penting adalah mereka tidak terlalu banyak dan mereka semua muncul di daftar di sebelah kanan tanpa menggulir kalau tidak kita bisa melupakan banyak kategori dan banyak pesan yang diterima.
7) Melakukan kesalahan antara Balas dan Balas ke semua
Terkadang Anda menekan tombol " Balas " dalam pesan grup untuk membagikan pemikiran yang hanya akan diterima oleh orang yang mengirim balasan terakhir. Lain kali Anda menekan Balas Semua, ketika Anda sebenarnya ingin menulis balasan pribadi.
Untuk menghindari kesalahan jenis ini ada dua fungsi yang sangat penting dan penting di Gmail:
- Gunakan fungsi pembatalan email yang salah
- Masukkan Balas Semua sebagai perilaku default pada tombol Balas untuk Mengirim Email ke sekelompok kontak dengan cepat
8) Membalas email tanpa mengubah topik pembicaraan
Diskusi melalui email seringkali berakhir di luar topik.
Jika ini adalah email penting, saat membalas email, periksa apakah pantas mengubah topik pembicaraan dan tidak menyimpan yang lama dari email pertama.
9) Untuk berpikir bahwa Gmail tidak dapat digunakan secara offline
Meskipun dengan fungsi yang lebih terbatas, Anda juga dapat membuka Gmail sebagai program offline ketika Anda tidak memiliki koneksi internet.
10) Jangan gunakan operator pencarian lanjutan
Tujuan Gmail, sejak awal, adalah untuk menyediakan layanan email yang mudah dicari.
Untuk alasan ini, pencarian di Gmail sangat kuat, lebih baik daripada layanan serupa lainnya, hanya saja Anda perlu mengetahui operator dan perintah untuk menggunakannya.
Artikel lain menjelaskan operator pencarian lanjutan yang paling berguna di Gmail .
BACA JUGA: Panduan umum untuk Gmail
